KI-Telefonie · Prozessautomatisierung · Beratung
Ich entwickle KI-Telefonassistenten, die für Ihr Unternehmen ans Telefon gehen, Anliegen strukturiert aufnehmen und alles Weitere automatisch anstoßen. Eingerichtet, betreut und laufend verbessert — nicht als Software zum Selberbauen.
Ausgangslage
In den meisten kleinen Betrieben ist das Telefon der wichtigste Vertriebskanal — und gleichzeitig der am schlechtesten organisierte. Wer auf der Baustelle steht, im Kundengespräch sitzt oder Feierabend hat, geht nicht ran. Der Anrufer wählt die nächste Nummer.
Leistungen
Der Einstieg ist meist die Telefonie, weil dort der Effekt am schnellsten sichtbar wird. Sinnvoll wird es dann, wenn das Gespräch nicht in einer Notiz endet, sondern einen Prozess auslöst.
Ein Sprachassistent, der Anrufe annimmt, in natürlicher Sprache führt und das Anliegen strukturiert erfasst. Individuell auf Ihren Betrieb abgestimmt: Ihre Leistungen, Ihre Zuständigkeiten, Ihre Formulierungen. Für den Betrieb nach Feierabend, bei Überlauf oder ganztägig.
Was nach dem Gespräch passiert, ist der eigentliche Hebel. Anfragen landen automatisch dort, wo Sie ohnehin arbeiten — als Aufgabe, als Kalendereintrag, als Eintrag im System. Auch unabhängig vom Telefon: wiederkehrende Abläufe, die heute manuell laufen.
Vor der Technik steht die Frage, wo Automatisierung überhaupt etwas bringt und wo sie schadet. Ich sehe mir Ihre Abläufe an, benenne, was sich lohnt, und sage Ihnen ebenso deutlich, wovon ich abrate.
Anwendungsfälle
Diese Szenarien sind der übliche Ausgangspunkt. Welche davon für Sie relevant sind, klärt sich im Erstgespräch — sinnvollerweise fängt man mit einem an, nicht mit allen.
Abends, am Wochenende, während der Mittagspause: Der Assistent nimmt an, statt dass der Anrufer weiterwählt. Der häufigste Einstieg.
Wenn niemand rangeht, springt der Assistent nach einer definierten Zahl von Klingelzeichen ein. Ihr Team bleibt der erste Kontakt.
Dringende Fälle werden im Gespräch identifiziert und direkt an eine hinterlegte Rufnummer durchgestellt. Alles andere wird notiert.
Statt „Rückruf erbeten" eine vollständige Notiz: wer, weshalb, wie dringend, unter welcher Nummer erreichbar.
Anbindung an Ihren Kalender, inklusive Verfügbarkeitsprüfung und Bestätigung. Sinnvoll überall dort, wo Termine den Großteil der Anrufe ausmachen.
Ausgehende Anrufe für Terminerinnerungen oder Nachfassaktionen — als eigener Baustein, wenn der eingehende Teil sicher läuft.
Zusammenarbeit
Fünf Phasen. Nach Phase zwei wissen Sie genau, was Sie bekommen — vorher entsteht kein Aufwand für Sie außer einem Gespräch.
Anrufaufkommen, typische Anliegen, Zuständigkeiten und was heute schiefgeht.
Gesprächsführung, Grenzfälle, Eskalationswege und Zielsysteme werden festgelegt.
Aufbau des Assistenten, Anbindung der Rufnummer und der nachgelagerten Prozesse.
Testanrufe gemeinsam mit Ihnen, bis die Formulierungen und Abläufe sitzen.
Laufende Betreuung, Auswertung echter Gespräche und Nachschärfen im Betrieb.
Datenschutz
Ein Telefonassistent verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Anrufer. Das ist kein Randthema, sondern der Grund, warum solche Projekte scheitern oder gar nicht erst starten. Ich behandle das als festen Bestandteil der Umsetzung, nicht als Anhang.
Ich bin kein Rechtsanwalt und leiste keine Rechtsberatung. Ich sorge dafür, dass die technische Umsetzung und die Dokumentation zusammenpassen — die rechtliche Prüfung bleibt bei Ihnen beziehungsweise Ihrem Berater.
Wer dahinter steht
Mein Name ist Yuma Paul. Ich komme aus dem Vertrieb und der Betriebswirtschaft und habe mir die technische Seite bewusst selbst erarbeitet, statt fremde Software weiterzuverkaufen. Das heißt: Ich baue die Assistenten selbst, ich betreue sie selbst, und wenn etwas nicht funktioniert, erreichen Sie die Person, die es gebaut hat.
Paul Consulting ist ein Einzelunternehmen mit Sitz in Elztal im Neckar-Odenwald-Kreis. Ich arbeite bevorzugt mit Betrieben aus der Region — nah genug, um vorbeizukommen, wenn es sinnvoll ist.
Kontakt
Am schnellsten geht es telefonisch. Sagen Sie mir kurz, wie es bei Ihnen mit dem Telefon läuft — danach wissen wir beide, ob sich ein nächster Schritt lohnt.